Stworzenie dashboardu zarządczego ze wskaźnikami HR

FIRMA:

Duża firma produkcyjna.

WYZWANIA W PROJEKCIE:

  • przetworzenie ‘big data’ na ‘smart data’,
  • przygotowanie narzędzia, które będzie realizowało potrzeby HR Managera jak i poszczególnych managerów,
  • stworzenie narzędzia, które będzie funkcjonalne, w rozumieniu tej firmy – nie będzie mierzyło wszystkiego, tylko to co faktycznie istotne dla ich biznesu,
  • wygenerowanie oszczędności czasu na przygotowywanie kilku raportów w oddzielnych plikach, tylko wszystkie dane w jednym miejscu,
  • stworzenie rozwiązania, które będzie pomocne dla HR Managera i Dyrektora Zarządzającego podczas podejmowania decyzji personalnych, tworzenia strategii dla biznesu i HR na kolejne lata, pracy 1:1 z managerami nad optymalizacją i polepszeniem wyników jakościowo – ilościowych w ich działach,
  • osiągnięcie celu jakim jest zminimalizowanie nadgodzin, niedopracowania etatu, braki kadrowe, lepsze zarządzanie zasobami.

OPIS:

Projekt polegał na stworzeniu narzędzia / dashboardu w EXCEL z użyciem PIVOT. Obszary danych, które zostały zawarte w tym narzędziu:

  • dowolna możliwość sortowania danych po: latach (5 lat wstecz), kwartałach, miesiącach, przełożonych, działach, rodzaju pracownika, rodzaju umowy o pracę;
  • dane finansowe: przychody, zyski, marża
  • ROI HR, VAHC,
  • wartość wypłaconych wynagrodzeń zasadniczych, premii, średnie wynagrodzenia w danych działach,
  • liczba zatrudnionych pracowników wedle rodzaju umowy, zatrudnienie pracowników młodocianych, liczba wszystkich pracowników, z którymi była podpisana choć jedna umowa, podział na rodzaj umowy współpracy i wartości jakie zostały wypłacone w zależności od rodzaju umowy, młodociani liczba po latach i miesiącach, poziom rotacji wszystkich pracowników,
  • bilans zatrudnienia nowi i Ci,  którzy odeszli, powody odejścia,
  • staż pracy z wyróżnieniem osób, którym zbliża się wiek emerytalny i informacją kiedy go osiągną,
  • nieobecności, zwolnienia lekarskie, NN, UnŻ, wskaźnik Bradforda,
  • nadgodziny, wartość i liczba wypłaconych nadgodzin,
  • zaległe urlopy w dniach i wartości ekwiwalentu urlopowego w podziale na przełożonych,
  • niedopracowanie etatu,
  • niedopracowanie dziennej normy wraz z powodami.

SUKCESY:

Dobra realizacja tego dashboardu skłoniła HR do rozszerzenia współpracy o przygotowanie kolejngo dashboardu.

Projekt doradczy – strategia HR na 2021 w firmie produkcyjnej

FIRMA:

Produkcyjna

WYZWANIA W PROJEKCIE:

  • oczekiwanie względem HR jasnych kierunków ze strony zarządu,
  • pierwsza strategia działu HR,
  • niepewność rynkowa związana z pandemią.

OPIS:

Projekt polegał na:

  • przeprowadzeniu audytu HR – weryfikacji aktualnego stanu jakości procesów i standardów IT w obszarze zasobów ludzkich,
  • analizie rozbudowanych danych dotyczących czasów trwania poszczególnych procesów, wskaźników HR jak absencja, rotacja i inne, analizie P&L (profits & losts);
  • analizie głównych wskaźników makroekonomicznych, aby strategia nie była tworzona tylko dla działu HR, ale dla działu, który znajduje się w firmie w konkretnym otoczeniu biznesowym,
  • odniesienie się do misji, wizji, wartości i strategii firmy na 2021,
  • analizie wyników sprzedaży z poprzednich lat,
  • analizie danych dot ZZL z poprzednich lat,
  • analizie sytuacji branży klienta i rynku pracy w Polsce w odniesieniu do sytuacji pandemicznej,
  • przygotowaniu konkretnych wytycznych na 2021 w odniesieniu do wskaźników.

SUKCESY:

  • przygotowane dane zostały wykorzystane nie tylko przez dział HR, ale także przez zarząd firmy.
Doradztwo zarządzanie operacyjne w firmie e-commerce

Projekt doradczy – reorganizacja procesów obsługi klienta w hurtowni odzieży e-commerce

FIRMA:Doradztwo zarządzanie operacyjne w firmie e-commerce

Hurtownia odzieży online.

WYZWANIA W PROJEKCIE:

  • konieczność szybkiej reorganizacji firmy w związku z planowaną nieobecnością / mniejszą dostępnością właścicieli,
  • odciążenie właścicieli od konieczności przebywania w firmie i podejmowania decyzji,
  • pomyłki, zwroty (w tym bezpodstawne), korekty.
  • bardzo duża strata czasu pracowników w związku z nieułożonymi procesami, powielanie czynności, którą ktoś inny wykonał,
  • problem z zastępowalnością,
  • bardzo dynamiczne środowisko.

OPIS:

Projekt polegał na:

  • dogłębnym zrozumieniu biznesu klienta (nietypowa działalność wykonywana w specyficznych warunkach),
  • obserwacji pracowników podczas pracy przy obsłudze zamówień, kontakcie z klientami, realizacji odbioru towaru i dostaw, obsłudze reklamacji,
  • ustrukturyzowanych wywiadach z poszczególnymi pracownikami i właścicielami,
  • analizie dokumentacji, która funkcjonuje w kontakcie z klientem,
  • analizie procesów: wielokanałowego składania zamówień, realizacji zamówień w tym kontaktu z klientem w trakcie procesu, składania reklamacji, dostawy.
  • przygotowano dokumentację windykacyjną, zmiany do regulaminu sprzedaży przez internet.

SUKCESY:

  • w pierwszym roku klient zaoszczędzi min. 65 tys. w związku z przekazanymi rekomendacjami,
  • szybkie wdrożenie rekomendacji zaowocowało wcześniejszą decyzją o zmniejszeniu ilości czasu poświęcanego na tę działalność.

Rekrutacja w modelu zewnętrznego działu HR

FIRMA:

Międzynarodowa firma usługowa.

WYZWANIA W PROJEKCIE:

  • projekt “na wczoraj”;
  • kontakt z power sponsorem przyszłymi przełożonymi zagranicą.

OPIS:

  • przygotowanie arkuszy z opisem stanowiska i wszystkimi niezbędnymi informacjami w kontakcie pomiędzy przełożonym, zewnętrznym działem HR i przyszłym pracownikiem,
  • odbycie rozmów w języku angielskim z przyszłymi przełożonymi;
  • zredagowanie ogłoszeń o pracę wedle aktualnych wytycznych,
  • przygotowanie dyspozycji dla grafika, który miał przygotować kreację ogłoszeń o pracę z myślą o Employer Branding pracodawcy i zwiększeniu skuteczności ogłoszenia o pracę,
  • uwzględnienie w kreacji ogłoszenia brand booka i księgi znaków, wizualizacji na stronie internetowej tak aby przekaz HR-owy i marketingowy był spójny,
  • obsługa portali z ogłoszeniami o pracę,
  • selekcja kandydatur,
  • analiza portfolio,
  • spotkania z kandydatami na pierwszym etapie,
  • umawianie spotkań z przełożonym, uczestnictwo w spotkaniach,
  • wsparcie przełożonych w wyborze osób do zatrudnienia.

 

Audyt HR MAKINA Katarzyna Piekut

Projekt doradczy – audyt działu HR

FIRMA:Audyt HR MAKINA Katarzyna Piekut

Duża firma produkcyjna.

WYZWANIA W PROJEKCIE:

  • ocena jakości prowadzonych działań i procesów,
  • przedstawienie benchmarków, na rynku oddalonym od większej aglomeracji.

OPIS:

Projekt polegał na:

  • przeprowadzeniu ustrukturyzowanych wywiadów z: HR Manager, szefami poszczególnych działów i Członkiem Zarządu,
  • analizy przed “wejściem  do firmy” np. procesu aplikowania na najważniejsze grupy stanowisk, sposobów aplikowania do firmy i czasu poświęcanego przez kandydatów,
  • analizą danych historycznych (absencja, rotacja, NN, nadgodziny i powody delegowania do nadgodzin, budżety w tym szkoleniowy)
  • analizie konkurencji pod względem Employee Value Proposition,
  • analizie poszczególnych procesów na ścieżce kandydata, pracownika i byłego pracownika,
  • analizie procesu rekrutacji,
  • analizie procesu wdrożenia pracownika do firmy,
  • analizie ocen okresowych, sposobu i jakości wypełniania przez przełożonych,
  • analizie strategii firmy, analizie P&L (Profits&Losts = rachunek zysków i strat),
  • analizie regulaminu pracy, wynagrodzeń i premiowania, pozostałej dokumentacji dot. zasobów ludzkich,
  • przygotowaniu rekomendacji.

SUKCESY:

  • przygotowana analiza i rekomendacje spełniły oczekiwania,
  • dział HR otrzymał konkretne wytyczne, które określają w jakich aspektach świadczy współpracę dla klienta wewnętrznego i zewnętrznego zgodnie z rynkiem, poniżej lub powyżej oczekiwań lub tego co oferuje konkurencja i aktualne trendy HR.

Projekt doradczy – wybór wskaźników dla działu HR

FIRMA:

Duża firma produkcyjna.

WYZWANIA W PROJEKCIE:

  • wybór i uargumentowanie przed zarządem dlaczego akurat te wskaźniki HR mają wesprzeć top management w lepszym zarządzaniu firmą.

OPIS:

Projekt polegał na:

  • przeprowadzeniu wywiadów z TOP Management (5 osób) odnośnie wyzwań i tego jakie dane ułatwiłyby pracę,
  • wywiady w dziale HR,
  • obserwacja “on the job”,
  • wywiad z członkami zarządu,
  • analiza danych z poprzednich lat – rozbudowane arkusze, duże ilości danych,
  • analizie ocen okresowych, procesów m.in. rekrutacji i onboardingu,
  • dokładnym poznaniu procesów na produkcji,
  • dokładnym poznaniu odpowiedzialności i wyzwań szefów poszczególnych działów.

SUKCESY:

  • przygotowana analiza i rekomendacje spełniły oczekiwania,
  • spójna komunikacja w gronie TOP Management, zwiększono zrozumienie dla działań zespołu HR.

Projekt doradczy – wsparcie operacyjne właściciela drukarni

FIRMA: Drukarnia. WYZWANIA W PROJEKCIE: stres związany z zarządzaniem; nieustalone procesy; brak polityki handlowej; brak zarządzania budżetem. OPIS: Projekt polegał na: analizie zakresów obowiązków poszczególnych pracowników; analizie klientów; rentowności klientów; kilkudniowej obserwacji procesów; przygotowaniu map procesów; przygotowaniu rekomendacji; przygotowaniu analizy realizacji przychodów, zysków i strat; komunikacji z nową, zewnętrzną firmą od systemu ERP w celu […]

Poprowadzenie komunikacji z dostawcą