Artykuł dla dwumiesięcznika Controlling i zarządzanie: “Zarządzanie procesem wdrożenia pracownika do firmy z perspektywy pracownika, przełożonego i interesariuszy.”

Zapraszam do zapoznania się z drugą częścią artykułu, który ukazał się w numerze  1 (33)/2020 magazynu Controlling i Zarządzanie.

Tym razem prezentuję proces adaptacji nowego członka zespołu z perspektywy pracownika, przełożonego interesariuszy.

Poniżej przedstawiam część artykułu.

Przygotowując się do powitania nowej osoby na pokładzie, najpierw odpowiedzmy sobie na pytanie „Czy?” i „Jak?” chcemy spełnić obietnicę daną kandydatowi w procesie rekrutacji. Czy mamy pewność, że to, co zobaczy pracownik w pierwszych dniach, po realnym zetknięciu z firmą będzie spójne z obrazem marki wykreowanym na potrzeby rekrutacji?

Jakie odczucia w niezaplanowanych sytuacjach będzie miał człowiek, któremu pokazujemy świat naszej firmy? Niewiele organizacji prezentuje usystematyzowane podejście do procesu wdrożenia nowych pracowników. Co ważne, tylko znikoma część z nich analizuje ryzyka w procesie i ma określone działania na wypadek nieoczekiwanych zdarzeń. Jak zmienić tę sytuację i na co zwrócić szczególną uwagę?

1. Na co zwrócić szczególną uwagę? Czyli ukryci sabotażyści procesu wdrożenia…

Pierwsze i najważniejsze pytanie, na które musimy znać odpowiedź to:

Czy nowy pracownik będzie miał na czym pracować?

Kiedy analizuję bieżący stan procesów HR, pracownicy podczas wywiadów wskazują, że pierwszą rysą na wizerunku nowego pracodawcy jest brak przygotowanych narzędzi, tj. komputera i telefonu. Raczej spotykam się sytuacją, w której „czekające” na nowego pracownika narzędzia pracy to miłe zaskoczenie.

Inne ważne pytania to:

• Czy pracownik dostał umowę przed rozpoczęciem pracy i nie ma w niej błędów? Jeżeli z przyczyn technicznych nie było to możliwe, to czy jest przygotowana dla nowej osoby i wręczona od razu po przyjściu, a może w pośpiechu ją drukujemy i nerwowo szukamy po firmie osób reprezentujących pracodawcę do podpisu?
• Kto zastąpi osobę wprowadzającą w przypadku niezaplanowanej nieobecności? I jak w takiej sytuacji zapełnimy czas  nowego pracownika?
• W jaki sposób poinformujemy o powyższej sytuacji pracownika? Czy wprowadzana osoba będzie czekała w salce, w której planowo miała się odbyć prezentacja wprowadzająca, czy jednak zorientuje się, że coś nie zadziałało i wróci do biurka? Czy wprowadzający znając procedurę postępowania w tego typu sytuacjach, sam zadzwoni, przeprosi i poinformuje o dogodnym, nowym terminie?
• Jakie konflikty występują w zespole lub w firmie? Co możemy zrobić, by je rozwiązać lub załagodzić przed pojawieniem się nowej osoby?
• W jakim okresie w roku jesteśmy? Jeżeli termin wdrożenia rozpoczyna się po długich weekendach, świętach lub w trakcie okresu urlopowego – upewnijmy się, czy wdrażający na pewno pojawi się w pracy i pamięta o wdrożeniu nowego pracownika.
• Jak planujemy zakomunikować niezaplanowaną zmianę przełożonego w okresie oczekiwania na podjęcie pracy lub w pierwszych miesiącach od momentu rozpoczęcia pracy? Taka sytuacja jest trudna dla aktualnego zespołu, a tym bardziej dla nowej osoby, której w głowie kłębią się myśli „To co teraz ze mną będzie?”, „Czy mnie też zwolnią, jeżeli on mnie przyjmował?”, „Jak to wpłynie na przedłużenie ze mną umowy?”, „Czy jest dalej dla mnie miejsce w organizacji?”.
• Jak obecnością nowego pracownika nie zdezorganizować pracy innym członkom zespołu?
• Czy zapewniliśmy naszym pracownikom bezpieczeństwo, szczególnie jeżeli mówimy o pracownikach fizycznych?

Sporządźmy listę z elementami, które powinny pojawić się w każdej grupie stanowisk tak, aby za każdym razem ponownie nie przypominać sobie, co powinniśmy zawrzeć we wdrożeniu: dyrektora produkcji, kierownika controllingu, specjalisty ds. logistyki itd. Aktualizację takiej listy powinniśmy wykonywać cyklicznie, a z czasem zbierany materiał stworzy matrycę wdrożenia na każdym ze stanowisk. Jeżeli co miesiąc nasze szeregi zasilają nowe osoby, to warto skorzystać z platformy on-line, która pomoże nam w uporządkowaniu wszystkich kroków. Pamiętajmy, że szkolenie wdrażające pracownika do firmy nie jest osobnym procesem, to element całości doświadczeń osoby, która początkowo była kandydatem, a następnie stała się naszym pracownikiem.

2. Sprawne przygotowanie całego procesu.

Bardzo pomocna będzie mapa procesu. Dlaczego? Ponieważ proces wdrożenia nowych pracowników do organizacji jest czynnością powtarzalną. W zależności od wielkości firmy i poziomu rotacji występuje kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt razy w roku. Stworzenie mapy pozwoli nam spojrzeć z tzw. lotu ptaka na cały proces.

Dzięki temu spokojnie uda nam się nakreślić ile kroków powinno zostać wykonanych do osiągnięcia stanu docelowego oraz jaki czas powinniśmy na to poświęcić. Jeżeli mamy świadomość, że przyjęcia nowych osób występują wielokrotnie w ciągu roku lub na przestrzeni dwóch lat, to warto zastanowić się, jak wszystkim osobom w organizacji można ułatwić ten czas tak, aby nie dezorganizować ich pracy. To idealny moment na próbę wejścia w rolę aktualnych i potencjalnych pracowników. Schemat 1. prezentuje wycinek mapy procesu przygotowanej dla jednego z klientów.

Schemat 1. Diagram – część mapy procesu wdrożenia pracownika

Źródło: opracowanie własne

3. Interesariusze w procesie wdrożenia pracownika.

Interesariuszami są osoby fizyczne lub prawne niezaangażowane w proces wdrożenia pracownika, lecz efekt podjętych lub zaniechanych działań w procesie adaptacji nowych osób do organizacji może mieć na nie wpływ. W pierwszej części artykułu, która została opublikowana w nr 6/2019 magazynu Controlling i Zarządzanie przedstawiłam przykładowe grupy interesariuszy w procesie adaptacji pracownika na nowym stanowisku.

 a) Jak w takim razie zadbać o interesariuszy, jakimi są nasi aktualni pracownicy na etapie wdrożenia nowych osób? Podstawą jest usystematyzowanie procesu, optymalizacja poszczególnych etapów i dobra komunikacja.

Jeżeli nie ma wytycznych w organizacji odnośnie terminów przyjęcia, a przełożony może dowolnie wyznaczyć datę rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika, to w pierwszej kolejności ustal, by wdrożenie rozpoczynało się w określone dni miesiąca np. pierwszego lub piętnastego dnia miesiąca. Takie usystematyzowanie pozwoli działom kadr i płac na przygotowanie dokumentacji z odpowiednim wyprzedzeniem. Usystematyzowanie i nieodrywanie się w tym czasie do innych zadań ma na celu eliminację ewentualnych błędów. Przełożeni natomiast będą pamiętali, że mają dostać paczkę od działu kadr i płac lub zgłosić się po nią zawsze przed 1, lub 15 dniem danego miesiąca. Przy okazji sprawdzą w dziale IT, na jakim etapie jest przygotowanie narzędzi pracy dla nowego pracownika. Poprawność dokumentacji jest szczególnie ważna, gdy mamy rozproszoną strukturę. Wyobraźmy sobie, że menedżer specjalnie udaje się do oddziału, by powitać swojego nową osobę i osobiście podpisać dokumenty, a na miejscu okazuje się, że umowa zawiera błędy i nie jesteśmy w stanie jej sformalizować. Oprócz straty czasu osób zaangażowanych w wyprostowanie sytuacji uniknijmy również postawienia przełożonego w niezręcznej sytuacji.

Osoby obsługujące recepcję będą wiedziały, że w konkretne dni mogą pojawić się nowe osoby. Z relacji tych, którzy wspominali swój pierwszy dzień w pracy, wynikało, że do niezręcznej sytuacji dochodziło już na recepcji, gdy osoba ją obsługująca nie wiedziała, że nowy kolega lub koleżanka mają pojawić się w pracy. Pierwszy dzień rozpoczynał się od obserwowania, jak próbowano ustalić, kto jest przełożonym i jak dalej pokierować nową osobę. Przy okazji łatwiej będzie zaplanować np. zamówienie identyfikatora lub dodanie do list mailingowych.

Zastanówmy się, ile spotkań faktycznie musi odbyć nowa osoba w specjalnie zarezerwowanej salce. Czy praca własna musi być wykonywana w wyjątkowym miejscu, czy można wykonać ją przy biurku? Pamiętajmy, że osoby, które pracują w firmie, też potrzebują skorzystać z salek spotkań. Zwrócenie się ku aktualnym pracownikom, powstrzyma ewentualne konflikty lub w długofalowej perspektywie niechęć do nowych członków zespołu eskalowaną przez tych, pracujących dłużej. Zadbajmy o to, by szkolenie wstępne i osoby biorące w nim udział nie były postrzegane jako problem.

Pamiętajmy o zamieszczeniu informacji o nowych osobach jednocześnie w newsletterze, książce kontaktowej, intranecie i strukturze organizacyjnej.

Pozostała część artykułu dostępna jest w numerze 1 (33)/2020 magazynu Controlling i Zarządzanie.